Comment imprimer des e-mails et des pièces jointes automatiquement

Pour réussir dans le monde d'aujourd'hui, il est essentiel de trouver des solutions fiables et automatisées qui accéléreront votre flux de travail et vous faciliteront la tâche. Si vous travaillez dans la télévente, la vente au détail ou un secteur similaire, il y a de fortes chances que vous receviez de nombreuses pièces jointes avec des commandes et des reçus qui doivent être imprimés. Mais si vous devez imprimer fréquemment des documents, cela pourrait rapidement devenir un travail à plein temps. Dans une situation comme celle-ci, l'automatisation de l'impression de vos pièces jointes vous fera certainement gagner beaucoup de temps.

Mais gardez à l'esprit que ce processus d'automatisation ne peut pas être effectué via une application Web telle que Gmail.com ou Outlook.com. Jusqu'à présent, seuls les clients de messagerie sont capables de réaliser cette fonctionnalité. Chrome et Firefox ont un certain nombre d'extensions / modules complémentaires qui faciliteront et accéléreront l'impression des pièces jointes aux e-mails, mais ils ne sont pas capables d'automatiser l'ensemble du processus.

Utilisation des clients de messagerie pour imprimer automatiquement les pièces jointes

L'utilisation d'un client de messagerie comme Outlook ou Thunderbird ouvre une toute nouvelle avenue de possibilités d'automatisation. Avec les bonnes extensions, compléments et / ou scripts, vous pouvez configurer votre client de messagerie pour imprimer n'importe quelle file d'attente, y compris votre boîte de réception. Vous pouvez ensuite définir des règles spécifiques pour imprimer l'e-mail suivi de la pièce jointe, ou imprimer la pièce jointe exclusivement.Vous pouvez être encore plus précis en configurant votre client de messagerie pour qu'il imprime en fonction de l'expéditeur ou en fonction du type de fichier de la pièce jointe.

Remarque: votre fournisseur de messagerie n'est pas important. Tant que vous utilisez un client de messagerie dédié comme Outlook ou Thunderbird, cela devrait fonctionner avec n'importe quel fournisseur de messagerie (Gmail, Hotmail, Yahoo, etc.) s'ils sont correctement configurés.

Si vous utilisez Outlook, il existe de nombreux compléments payants qui vous permettront de le faire facilement. Voici quelques bons exemples:

  • Compléments Office
  • EZDetach
  • Impression automatique
  • Outils d'impression pour Outlook

Remarque:  tous les compléments ci-dessus coûteront plus de 20 $, mais la plupart d'entre eux offriront une période d'essai.

Si vous ne cherchez pas à dépenser d'argent, il existe des alternatives gratuites pour automatiser l'impression de vos pièces jointes. Mais gardez à l'esprit que vous devrez passer du temps à peaufiner votre client de messagerie. Si vous décidez d'emprunter cette voie, permettez-nous de vous faciliter la tâche. Nous avons inclus trois méthodes étape par étape qui vous aideront à atteindre cette fonctionnalité avec votre compte de messagerie.

La solution la plus élégante qui imprimera automatiquement les e-mails et les pièces jointes est d'utiliser un logiciel dédié. Mais la configuration d'un gestionnaire de messagerie externe pour automatiser ce processus vous obligera éventuellement à dépenser de l'argent. Suivez la méthode 1 pour configurer Automatic Email Manager 6 afin d'imprimer vos e-mails et vos pièces jointes. Ils offrent une période d'essai de 30 jours, vous pourrez donc l'essayer gratuitement avant de dépenser de l'argent.

La deuxième méthode ( méthode 2 ) implique l'ajout d'un script VBA et d'une règle à Outlook. Bien que cela vous oblige à être assez technique, c'est le guide le plus efficace des deux. Si vous n'aimez pas particulièrement Outlook, vous pouvez emprunter une autre voie ( méthode 3 ) et utiliser Thunderbird avec deux extensions pour imprimer automatiquement votre e-mail.

Lorsque vous êtes prêt à commencer, suivez l'une des méthodes ci-dessous pour automatiser l'impression de vos pièces jointes. Commençons.

Méthode 1: Utilisation d'Automatic Email Manager 6 pour imprimer des pièces jointes aux e-mails

Si vous n'utilisez pas de client de messagerie dédié comme Outlook ou Thunderbird, la configuration d'un gestionnaire de messagerie externe est la solution la plus fiable. Automatic Email Manager 6  vous permettra de connecter n'importe quelle boîte e-mail, y compris POP3, IMAP4, Exchange, 365, Gmail, Yahoo, et la liste continue.

Le logiciel vous permettra de définir des actions spécifiques à l'aide d'un système de règles intuitif. Il vous permettra d'imprimer à partir d'expéditeurs spécifiques ou d'imprimer uniquement les pièces jointes des e-mails. Suivez le guide ci-dessous pour installer et configurer Automatic Email Manager 6 afin d'imprimer automatiquement les e-mails et les pièces jointes:

  1. Téléchargez le programme d'installation depuis le site officiel. Si vous souhaitez d'abord le tester, cliquez sur Télécharger la démo.

  2. Ouvrez Automatic Email Manager et suivez les invites à l'écran pour l'installer sur votre système.

  3. Démarrez l'application et insérez un nom qui sera utilisé pour votre référence de compte. Ensuite, sélectionnez E-mail avec cette adresse et insérez votre e-mail à partir de l'endroit où vous souhaitez imprimer les e-mails. Enfin, appuyez sur Suivant pour continuer.

  4. Sélectionnez votre type d'e-mail dans la liste. Si votre fournisseur de messagerie ne figure pas dans la liste prédéfinie, sélectionnez l' option de fournisseur de messagerie prédéfinie et recherchez votre configuration de messagerie. Appuyez sur Suivant pour continuer.

  5. Dans la fenêtre suivante, commencez par vérifier si l'adresse du serveur de votre e-mail est correcte. Si tel est le cas, insérez votre email et votre mot de passe dans les cases ci-dessous. Cliquez ensuite sur Tester la connexion pour vous assurer que votre configuration fonctionne. Enfin, appuyez sur Suivant .

  6. Réglez l'intervalle de vérification de votre compte en fonction de vos besoins. Vous pouvez également le configurer pour ne vérifier que pendant vos jours de travail en cliquant sur Advanced Scheduler . Appuyez sur Suivant pour avancer.

  7. Ensuite, cliquez sur Ajouter une action. Sélectionnez Imprimer les pièces jointes ou Imprimer le corps de l'e-mail , en fonction de vos besoins. Appuyez sur Suivant et sélectionnez l'imprimante que vous souhaitez utiliser.

  8. Vous aurez alors la possibilité d'appliquer un certain filtre en sélectionnant Non . Si vous souhaitez que l'opération soit appliquée à tout moment, sélectionnez Oui . Enfin, appuyez sur Ok pour confirmer l'action que vous venez de créer.

    Remarque: si vous souhaitez que le logiciel imprime à la fois le corps de l'e-mail et les pièces jointes, continuez et créez une deuxième action avec l'autre scénario. Par exemple, si votre première action concernait l'impression de pièces jointes, créez-en une seconde qui imprimera le corps de l'e-mail.

Une fois que vous avez cliqué sur OK , le gestionnaire de messagerie automatique commencera à vérifier votre boîte de réception et imprimera tout ce qui répond aux critères que vous avez précédemment définis.

Méthode 2: Utilisation d'Outlook pour imprimer automatiquement les pièces jointes aux e-mails

Outlook est le client de messagerie le plus populaire, donc si votre travail tourne autour de votre compte de messagerie, il est probable que vous l'utilisiez déjà. Outlook est hautement configurable et vous permettra d'imprimer les pièces jointes des e-mails entrants.

Pour ce faire, nous allons créer un script VBA dans Outlook, puis l'utiliser avec une règle Outlook. Voici une procédure pas à pas complète de l'ensemble du processus:

Remarque: les étapes suivantes sont confirmées pour fonctionner dans Outlook 2016. Bien que nous n'ayons pas testé avec des versions antérieures, le script ci-dessous devrait théoriquement fonctionner avec toutes les versions d'Outlook jusqu'à Outlook 2010.

Création d'un script VBA + règle pour imprimer automatiquement les pièces jointes aux e-mails dans Outlook

  1. Ouvrez Outlook et accédez à l' onglet Développeur à partir de votre barre d'outils, puis cliquez sur le bouton Visual Basic .

    Remarque: si vous ne voyez pas l'onglet Développeur, allez dans Fichier et cliquez sur Options. À partir de là, cliquez sur l' onglet Personnaliser le ruban et cochez la case en regard de Développeur . Appuyez sur Ok pour confirmer. Maintenant, l' onglet Développeur doit être visible dans le ruban en haut de l'écran.

  2. Une fois que la fenêtre Microsoft Visual Basic pour Applications est active, développez l' arborescence Project1 (sur la gauche). Ensuite, double-cliquez sur ThisOutlookSession .

  3. Collez maintenant le code de script suivant dans la fenêtre Project1 (à droite): Sub LSPrint (Item As Outlook.MailItem)

    En cas d'erreur GoTo OError'Detects Dossier temporaire

    Dim oFS comme FileSystemObject

    Dim sTempFolder en tant que chaîne

    Définir oFS = New FileSystemObject

    'Emplacement du dossier temporaire

    sTempFolder = oFS.GetSpecialFolder (TemporaryFolder) 'Crée un dossier Temp spécial

    cTmpFld = sTempFolder & «\ OETMP» & Format (maintenant, «aaaammjjhmmss»)

    MkDir (cTmpFld) 'Enregistre et imprime la pièce jointe

    Dim oAtt comme pièce jointe

    Pour chaque élément oAtt In.

    FileName = oAtt.FileName

    FullFile = cTmpFld & «\» & FileName'Senregistrement de la pièce jointe

    oAtt.SaveAsFile (FullFile) 'Imprime la pièce jointe

    Définir objShell = CreateObject ("Shell.Application")

    Définir objFolder = objShell.NameSpace (0)

    Définir objFolderItem = objFolder.ParseName (FullFile)

    objFolderItem.InvokeVerbEx ("print") Suivant oAtt'Nettoie les fichiers temporaires

    Si non oFS n'est rien, définissez oFS = rien

    Si non objFolder n'est rien, définissez objFolder = Nothing

    Si non objFolderItem n'est rien, définissez objFolderItem = Nothing

    Si non objShell n'est rien, définissez objShell = NothingOError:

    Si Err 0 Alors

    MsgBox Err.Number & ”-” & Err.Description

    Err.Clear

    Fin si

    Quitter SubEnd Sub

    oAtt.SaveAsFile (FullFile)

    Définir objShell = CreateObject ("Shell.Application")

    Définir objFolder = objShell.NameSpace (0)

    Définir objFolderItem = objFolder.ParseName (FullFile)

    objFolderItem.InvokeVerbEx ("impression")

    OAtt suivant

    Si non oFS n'est rien, définissez oFS = rien

    Si non objFolder n'est rien, définissez objFolder = Nothing

    Si non objFolderItem n'est rien, définissez objFolderItem = Nothing

    Si non objShell n'est rien, définissez objShell = Nothing

    OError:

    Si Err 0 Alors

    MsgBox Err.Number & ”-” & Err.Description

    Err.Clear

    Fin si

    Quitter le sous-marin

    End Sub

  4. Une fois que vous avez collé le code dans Project1 , allez dans Outils (dans la section supérieure de l'écran) et cliquez sur Références.

  5. Faites défiler vers le bas et cochez la case à côté de Microsoft Scripting Runtime. Cliquez sur OK pour enregistrer votre option et fermer la fenêtre Références .

  6. Cliquez maintenant sur l' icône Enregistrer dans le coin supérieur gauche de la fenêtre Visual Basic . Vous pouvez maintenant fermer en toute sécurité Visual Basic .

  7. Ensuite, allez dans Fichier et cliquez sur Règles et alertes .

  8. Cliquez sur Nouvelle règle,  puis sur Appliquer la règle sur les messages que je reçois . Cliquez sur Suivant pour continuer.

  9. Vous devez maintenant décider de la condition à remplir. Si vous souhaitez que toutes vos pièces jointes soient imprimées, cochez la case " qui a une pièce jointe". Appuyez sur Suivant pour continuer.

    Remarque:  si vous ne souhaitez pas imprimer toutes vos pièces jointes, vous pouvez utiliser une condition différente ici. Le script doit également fonctionner avec des expéditeurs spécifiques ou des mots spécifiques.

  10. Dans la fenêtre suivante, cochez la case près d' exécuter un script. Ensuite, cliquez sur un script , mettez en surbrillance ThisOutlookSession et appuyez sur OK . Ensuite, appuyez sur Terminer pour confirmer.

  11. Dans la fenêtre Règles et alertes , assurez-vous que la case à côté de la règle que vous venez de créer est cochée. Quand c'est le cas, appuyez sur Appliquer.

C'est ça. Les pièces jointes aux e-mails devraient sortir automatiquement de l'imprimante dès que vous les recevez.

Important: gardez à l'esprit que cela ne fonctionnera que lorsqu'Outlook est ouvert et que votre compte de messagerie est configuré sur cet ordinateur particulier. Assurez-vous également que votre imprimante est entièrement configurée et dispose de tous les pilotes requis.

Méthode 3: Utilisation de Thunderbird pour imprimer automatiquement des e-mails

Mozilla Thunderbird est un client de messagerie gratuit et open source. La communauté derrière est très active, vous permettant de trouver de nombreuses extensions qui ajouteront à la fonctionnalité déjà excellente.

Revenir à la tâche à accomplir - configurer Thunderbird pour imprimer automatiquement les e-mails n'est pas difficile, mais vous demandera d'investir du temps. Nous allons utiliser deux extensions: FitaQuilla et Printing Tools.

Remarque: gardez à l'esprit que cette méthode n'imprimera pas la pièce jointe à partir d'un e-mail. Il n'imprimera que le titre et le corps de l'e-mail reçu. Si le corps de l'e-mail comprend des fichiers jpeg ou png, ils seront également imprimés.

Configurer Thunderbird pour imprimer automatiquement les e-mails est assez simple. Le seul inconvénient mineur est FitaQuilla - l'extension n'est pas mise à jour pour être compatible avec la dernière version de Thunderbird, vous devrez donc l'installer manuellement.

Si vous décidez d'utiliser Thunderbird pour imprimer efficacement vos pièces jointes, suivez le guide ci-dessous.

Utilisation des outils d'impression Thunderbird + FitaQuilla + pour imprimer automatiquement les pièces jointes aux e-mails

PS: cette méthode peut fonctionner ou ne pas fonctionner.

  1. Téléchargez et installez la dernière version de Thunderbird à partir du site officiel.
  2. Téléchargez FiltaQuilla et les options d'imprimante sur votre système.

  3. Ouvrez Thunderbird, appuyez sur l'icône de menu dans le coin supérieur droit et cliquez sur Add-ons.

  4. Appuyez sur l' icône d'engrenage et cliquez sur Installer le module complémentaire à partir du fichier.

  5. Accédez à l'endroit où vous avez téléchargé le module complémentaire, sélectionnez-le et cliquez sur Ouvrir .

  6. Répétez les étapes 4 et 4 avec l'autre extension et redémarrez Thunderbird.
  7. Une fois que Thunderbird s'ouvre à nouveau, allez dans Modules complémentaires> Extensions et cliquez sur le bouton Options des outils d' impression .

  8. Sélectionnez les options d' impression globales et cochez la case en regard de Imprimer sans la fenêtre de dialogue . Appuyez sur Ok pour enregistrer votre sélection.

  9. Cliquez à nouveau sur le bouton de menu et accédez à Filtres de messages> Filtres de messages.

  10. Cliquez sur le bouton Nouveau pour créer un nouveau filtre. Commencez par insérer un nom pour votre filtre. Ensuite, cochez la case à côté de Obtenir un nouveau courrier et filtrez-le après la classification indésirable . Après cela, définissez la condition sur État de la pièce jointe> Est> A des pièces jointes . Enfin, définissez l'action finale sur Imprimer , puis appuyez sur OK pour enregistrer.

  11. Revenez maintenant à la fenêtre Filtres de messages et assurez-vous que le filtre est activé.

C'est ça. Votre client de messagerie Thunderbird est maintenant configuré pour imprimer automatiquement les e-mails. Assurez-vous qu'il est activé et que votre e-mail est correctement configuré dans Thunderbird.